多功能一体机如何选购办公设备才能将成本降到最底？

第1页：办公设备，大而全还是小而专？

近期，笔者的一位好友打算创业，做医疗器材行业，拿下了国外一家齿科器材的国内代理，公司规模在6人左右，需要置备办公设备。公司日常运营需要有打印、复印、传真或扫描等功能，询问笔者该如何选购办公设备才能将成本降到最底。虽然说笔者一直从事it行业，但一直对于DIY及数码领域关注比较多，对办公设备说起来还真是门外汉一个，不过没关系，身在媒体行业每天接触到的就是海量信息，经过大量的资料查阅以及询问负责办公外设同事，最后总算是帮朋友把这套设备给置办下来，不过整个过程下来，笔者也算是学到了不少东西，下面就把一些心得与大家分享一下。

接到这个"任务"，第一个问题就闪现到了脑海，究竟是分别买打印机、复印机和传真机...还是直接来个一体机？

●办公设备，大而全还是小而专？

办公设备，大而全还是小而专？

任何产品能在市场上卖都有它的生存理由，办公设备，是选择大而全是是小而专是个问题，同样面临此问题的还有手机，目前的手机基本也都集成了诸如拍照、音乐、MP3、小游戏等功能，2007年的办公市场，整合依然是产品的发展趋势之一，功能的疯狂集成给我们带来了更多的便利，但同时也使得众产品蒙上了雷同的阴影。

目前有两种对立的观点，有人认为一体机有利于提高工作效率，理由如下：一体机的集成化、数字化、占用空间小、性价比高等特点特别适合办公室管理，它给我们的工作带来了很多的便利。

首先，一体机的体积小重量轻，随便找一张桌子就可以轻松地摆放好，如果换成单独的打印机、复印机、传真机和扫描仪，不但占据很大的空间，而且挤在一起显得非常杂乱，试问一下，一间清爽宽敞的办公室和一间拥挤不堪的办公室，你愿意选择哪间呢？另外，相比之下一体机更加节省资源，原先采用单体机时，纸张和油墨等耗材的消耗非常大，其中很大一部分都被白白浪费了，而使用一体机后，所有的操作都控制在一台机器上，避免了不少的不合理资源浪费，节约了成本。在操作上，也许办公室工作的朋友都清楚，虽然复印、打印、扫描等操作并不是件脑力劳动，但是一旦事情多起来，会显得非常的烦琐。而一体机集成化、数字化、操作简便的优点这时就发挥巨大作用了，只需要动动手指，几个按钮就可以轻轻松松搞定，工作效率大大提高不说多功能一体机，心情也会更加舒畅。

和单体机相比，一体机在价格上的优势相当明显，普通的一体机综合了多种单体机的功能，价格却只有它们的几分之一，这不但适合中小企业使用，对于SOHO一族、小型工作室、各类专业机构等用户也具有非常高的诱惑。

另一种观点认为：专业化分工是现代社会的潮流，也是发展的大方向。对于一个要求较高的用户来说， 拥有专门的打印机、复印机和传真机都是十分必要的。首先，现在主流1200dpi分辨率的打印机不过数百元，而且光学扫描精度达到2400dpi的扫描仪也已经跌到历史的低点。这些设备单买并不贵，而且都能获得相当不错的精度。特别是对于以印刷、设计、制作等方面需求为主的用户来说，微小质量的差距就可能意味着整个作品的成败。而一般的一体机，还停留在600dpi的打印精度上，这不仅影响了整体的输出水平，也降低了整台机器的档次。

其次，从维护上看，单纯的打印机和扫描仪比一体机要简单得多。由于喷墨打印机一般都只使用有限的墨盒，更换起来十分方便，并且平时要解决一些诸如卡纸之类的小问题也只需要打开外壳就可以了。而如果使用了一体机，内部结构复杂，空间小，一旦出了问题，在维护时容易展不开手脚，令问题更加复杂化。第三，从设备的灵活性上看，一体机也不如单独的打印机和扫描仪。有时候由于业务的变更或其他原因，我们可能不再需要打印或扫描功能，如果是单独的打印机或扫描仪，就可以将它们进行转卖或处理，而一体机则还需要继续使用，有浪费资源之嫌。

从整个市场的发展趋势来看，随着用户需求的不断提高，购买多功能一体机是大趋势。但用户需求是多样化的，有的用户需要单功能产品，而有的用户则需要多功能机，因此这两大类产品在市场上可以并存，并不矛盾，这完全是由用户需求来决定的。

在当今“一机多能”是一种趋势。一体机疯狂地整合了打印机、扫描仪、复印机以及传真机的功能，而且凭借良好的性价比迅速赢得了中小企业及 SOHO 一族的青睐。一体机的核心卖点就是“多功能”，鉴于笔者的朋友公司资金及办公地点有限，所以我选择了多功能一体机作为首选目标，但接下来问题又来了，一体机还分好多种呢，有喷墨的、有黑白激光的还有彩色激光的，到底怎么选呢？请接着往下看！

第2页：喷墨及激光式一体机适用人群

首先我们来了解一下一体机的定义：一体机又称AIO(all in one)从这几个英文单词不难理解它是指在一台独立的机器上集打印、复印、传真或扫描等多种功能于一身的办公设备，而且多项功能必须可以同时工作。但事实上，由于考虑制造成本、体积和使用场合等因素，一体机在设计时考虑的功能侧重点也各不相同，这样就导致了一体机存在主要功能和附加功能的问题。

喷墨及激光式一体机适用人群

多功能一体机如果按打印技术分类，可以分为喷墨一体机和激光一体机，因为采用的技术不同多功能一体机，所以面向的用户也不尽相同。

●喷墨一体机的优点和缺点

喷墨多功能一体机主要面向三类用户：普通家庭用户、中高端家庭用户和摄影爱好者、SOHO和中小企业用户，但这三类用户对喷墨一体机产品的需求还各不相同。在市场上，喷墨多功能打印机象征着更大，更广泛的范畴，需求相当大。随着技术的不断进步，喷墨多功能打印机的售价也在不断下降。只不过这些便宜的打印机在色彩方面只有固定的选择。另外，它们都采用了紧凑型设计，方便移动，这些机器对于小型办公室和家庭办公都十分适用。不仅如此，打印技术也得到了很多的改善，你不仅可以打印文本，同时也能打印出相当不错的图像。目前很多采用较为高端喷墨引擎的一体机产品在文本打印品质方面已经与激光一体机的品质相差不远。

不过，喷墨多功能打印机也存在一定的弊端，例如，打印速度慢。特别是通过复印、扫描，或是传真功能打印低像素的图像时，品质会有很大的影响。另外，相当的耗墨水，替换墨盒的钱会很快超过打印机本身的售价。

●激光一体机的优点和缺点

激光多功能一体机的售价更为昂贵，但是和喷墨一体机打印机相比，激光多功能打印机的缺点更少。在打印速度和打印品质上，激光多功能打印机更胜一筹，特别是在复印和打印扫描的图像时。另外，激光多功能打印机是为大容量而设计，一般是每月打印成千上万张纸，而不是像喷墨多功能打印机那样，定位在每月打印几百张纸。

目前在价格方面激光多功能 一体机比较喷墨式一体机昂贵不少，限定了整体扩充市场份额。如果撇开价格不谈的话，激光多功能 一体机的占地大，以及日后的一些维护工作比较大，都是要考虑的问题。和喷墨多功能打印机相比，色彩激光多功能打印机的体积更大，重量更重。不过按照整体趋势的发展，随着人们消费能力的提高，办公需求的增强以及激光打印技术的进一步发展，激光一体机由于在技术上的优势，它必将成为未来一体市场的主导产品。

总的来说激光一体机的优势是打印速度快，文本效果好，打印成本低，但价格较高。而喷墨一体机价格便宜，但打印成本高。虽然一体机具有多项功能，但能用并不等于好用，并且使用一体的某些附加功能还会大幅增加使用成本。所以我们在购买一体机时须事先考虑一体机的主要用途，以求以后的使用过程中到达性能和使用成本上的一种平衡。考虑到笔者的朋友主要办公应用还是打印，并兼顾少量的复印和扫描，对速度有一定要求，所以我选择了一台中端激光一体机，

第3页：一体机选购要点分析

多功能一体机不但功能多，而且功能配置也多，在性能上有高、中、低档，在输出能力上有彩色与黑白、高速与低速之分，而在配置上则就更复杂了，既有基于传真/打印/复印/扫描/PCFAX的，有基于传真/打印/复印/扫描的，有基于打印/复印/扫描的和基于传真/打印/复印的。这些性能和功能上的区别，直接决定了设备价格、也影响到设备的处理品质和输出速度，甚至于用户的维护、管理和操作等方面。因此，用户在选择多功能一体机时，应该根据自己的需要全面考虑。

一体机选购要点分析

●侧重主要功能，兼顾次要功能

多功能一体机的多功能多则有六七项，少则也有三四项，不管多功能一体机有多少功能，他们基本上都是在某项主要功能之上扩充多项次要功能发展而来的。通常，多功一体机的生产厂家都会从自己最擅长的领域入手，推出基于自己专有技术平台的产品。

在多功能一体机中，有以打印功能为主，集打印、复印、扫描于一体的多功能一体机，它们适合已有了传真机的小型用户及一般通用办公用户；有以扫描功能为主体、集扫描、传真、复印等多功能于一体的多功能扫描仪。因此，用户在选购多功能一体机时，首先应了解自己的主要用途，在办公室应用中是以打印为主，以复印为主，还是以扫描为主，或以传真主，使之自己在选择设备时有所侧重，选择的多功能一体机是以侧重功能为主的设备。其次是要了解自己在办公室应用中的基本内容，从而决定是选择六合一多功能一体机，还是选择四合一多功能一体机等。最后则要了解自己在这些用途中的基本要求，办公室应用中是否有彩色输出要求，彩色输出的分辨率要求是否高，或者有幅面较宽的打印和复印输出要求，或者有较高的日打印和复印输出量等，确定是选择黑白设备，还是选择彩色设备，是选择激光多功能一体机，还是选择喷墨多功能一体机，或是选择彩色热转印多功能一体机的主要因素。您还要考虑是选择小型办公室用的小型多功能一体机，还是选择大型办公室用的大型多功能一体机等基本选型原则。总之，多功能一体机在选择方面，用户仍然可以遵循“够用、好用、易用”的基本思想。

●合理的技术类型和功能组合

我们都知道，一个产品是否有用户所需要的几项功能，以及这几项功能的组合是否先进合理，既没有用户感到多余的功能，更不缺少用户所需求的功能，还能够为用户提供较高的性能价格比，可以说是用户选择产品时的必要条件。因为在多功能一体机中，基于激光技术的多功能一体机产品可以为用户带来低成本、高速度和高品质输出的基本特性，既有适应于小型办公室和家庭需求的小型设备，也有适应于大公司办公室或专业媒体信息处理单位的大型设备，技术优势主要集中在高品质、高速度和高日处理量的传真、扫描、复印和打印等功能方面，虽然设备成本较高，但较高的性价比仍然为广大用户所青睐。基于喷墨技术的多功能一体机产品的采购成本普遍较低，且普遍支持廉价彩色输出，信息输入输出量较小，但彩色信息处理较多的家庭、小型办公室、小型IT信息媒介传输单位或小型网络站点的必须设备。

●维护简单、维修方便、操作容易

根据我们使用各类电子设备的经验，电子设备的功能越多则结构越复杂，从而使得设备的硬件维护、维修和软件操作也越烦琐、越困难。特别是功能较多与结构复杂且建立在某一主体技术上的多功能一体机，更难保证某项功能不出差错，或因用户操作与使用不当，或用户自己不能简单及时地将某些小问题改正，从而导致小问题、小错误转化为系统主体技术的大问题和大错误，造成整机多功能瘫痪，影响整个办公系统的全部工作。最后需要指出的是，功能越多的设备免不了有许多操作按钮和开关，供用户操作各项功能时使用。如果是智能设备，则还有许多系统调试菜单供用户选择。所以，用户在选择多功能一体机时，设备的简单维护、方便维修和容易操作是您需要关注的重要方面。

作为一个菜鸟，笔者也是经过了大量的资料查阅才懂得了一点点关于一体机方面的知识(注:以上文中部分资料引自网络)，总的说来，现在一体机的种类繁多，不是任何一类一体机产品都是适合自己的，不同的用户购买一体机的实际使用需求是不同的，明确自己的实际要求和需求，这是最基本也是最重要的一点。正如在上文中也有提到，从用户实际应用的角度来看，打印功能是多功能一体机的核心功能，占有相当重要的位置，所以目前在市场中喷墨式与激光式两种功能的一体机占据市场主导位置。不过这两种类型的产品他们可以说是各具特点。其中，喷墨式一体机输出凭借色彩处理和价格适中占据优势，而激光式产品则以优秀的输出质量和真正的数码技术也是不少消费者需要的对象，希望看了本文后能对你的选购有所帮助！